Trong kỷ nguyên số, quản lý nhân sự không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng, đào tạo hay đánh giá nhân viên theo cách truyền thống. Sự phát triển của công nghệ đang thúc đẩy các doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số để nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu quy trình và cải thiện trải nghiệm nhân sự. Một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình này là LarkSuite – nền tảng quản lý nhân sự thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa giao tiếp, tự động hóa quy trình và nâng cao chất lượng quản lý nhân sự. Vậy chuyển đổi số đang thay đổi quản lý nhân sự như thế nào, và tại sao đây lại là xu hướng không thể bỏ qua? Hãy cùng WBLGroup tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự là một lĩnh vực cốt lõi trong hoạt động của doanh nghiệp, tập trung vào việc tổ chức, điều phối và giám sát nguồn nhân lực nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu chung. Đây không chỉ là quá trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên mà còn bao gồm việc phát triển lộ trình nghề nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và gắn kết.
Những người làm công tác quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chiến lược nhân lực phù hợp với tầm nhìn của doanh nghiệp. Họ không chỉ đảm bảo doanh nghiệp có đủ nhân sự về số lượng mà còn tập trung vào chất lượng – lựa chọn đúng người, phát triển kỹ năng phù hợp và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, nếu hệ thống quản lý nhân sự yếu kém, doanh nghiệp có thể chịu những tổn thất nghiêm trọng. Theo một báo cáo từ Work Institute chỉ ra rằng mỗi nhân viên rời đi có thể khiến doanh nghiệp mất từ 33% đến 200% mức lương hàng năm của họ do chi phí tuyển dụng, đào tạo và gián đoạn quy trình làm việc.
Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hiện đại và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát nhân sự, nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Nhân Sự
Nguồn nhân lực được xem là “xương sống” của mọi tổ chức. Một đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tăng năng suất và đạt được các mục tiêu chiến lược. Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong:
- Tuyển dụng đúng người, đúng việc: Đảm bảo doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc.
- Tăng cường hiệu suất: Thông qua đào tạo và đánh giá, nhân viên được phát triển kỹ năng và làm việc hiệu quả hơn.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự gắn kết và cống hiến.
- Giảm thiểu rủi ro: Quản lý tốt các vấn đề liên quan đến nhân sự như nghỉ việc, tranh chấp lao động.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, các công cụ như Lark Suite giúp quản lý nhân sự trở nên nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
7 Chức Năng Chính Của Quản Lý Nhân Sự
Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là tuyển dụng hay tính lương, mà bao gồm nhiều chức năng quan trọng, được tích hợp và hỗ trợ bởi các giải pháp công nghệ như Lark Suite. Dưới đây là 7 chức năng chính:
- Hoạch Định Nguồn Nhân Lực
Đây là bước xác định nhu cầu nhân sự dựa trên chiến lược kinh doanh. Nhà quản lý cần dự đoán số lượng, chất lượng nhân viên cần thiết trong tương lai. Với Lark Suite, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi tình hình nhân sự hiện tại và lập kế hoạch tuyển dụng chính xác.
- Tuyển Dụng
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và thu hút ứng viên phù hợp. Lark Suite hỗ trợ bằng cách tích hợp lịch phỏng vấn, quản lý hồ sơ ứng viên trên nền tảng đám mây, và gửi thông báo tự động đến các bên liên quan, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp.
Lark Suite thay thế các công cụ quản lý tuyển dụng truyền thống như Excel hay Google Sheets, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả. Hệ thống cho phép theo dõi hành trình ứng viên theo thời gian thực, cập nhật kết quả của từng cá nhân và tích hợp xếp hạng điểm đánh giá, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng quản lý và ra quyết định nhanh chóng.
Nhờ Lark Bitable, mọi thông tin trao đổi gần như được tự động hóa hoàn toàn với các thông báo tự động, loại bỏ tình trạng phải liên tục nhắc nhở nhau kiểm tra thông tin. Chatbot hỗ trợ đảm nhiệm việc thông báo và cập nhật tiến độ, giúp đội ngũ tuyển dụng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Bên cạnh đó, email cũng được tùy chỉnh tự độngtheo từng ứng viên, thay vì phải thủ công sao chép, chỉnh sửa tên hay cách xưng hô, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm ứng viên.
- Đào Tạo Và Phát Triển
Đào tạo giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và thích nghi với công việc. Lark Suite cung cấp không gian lưu trữ tài liệu đào tạo, tổ chức các buổi họp trực tuyến, và theo dõi tiến độ học tập của nhân viên qua các tính năng quản lý công việc.
Lưu trữ và quản lý tài liệu đào tạo:
- Doanh nghiệp có thể tạo và chia sẻ tài liệu đào tạo ngay trên Lark Docs hoặc Lark Bitable.
- Nhân viên có thể truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, giúp quá trình học tập linh hoạt hơn.
- Hỗ trợ nhiều định dạng file như PDF, video, slide trình chiếu,…
Tổ chức các buổi đào tạo trực tuyến:
- Lark Video Call cho phép tổ chức các buổi đào tạo online với chất lượng hình ảnh HD, hỗ trợ chia sẻ màn hình và tương tác trực tiếp.
- Tích hợp lịch đào tạo trên Lark Calendar, giúp nhân viên chủ động theo dõi lịch trình và nhận thông báo nhắc nhở tự động.
Theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả đào tạo:
- Lark Tasks giúp nhà quản lý giao bài tập, bài kiểm tra hoặc các nhiệm vụ liên quan đến khóa đào tạo.
- Chức năng báo cáo tiến độ cho phép theo dõi quá trình học tập của từng nhân viên theo thời gian thực.
- Tích hợp hệ thống đánh giá và phản hồi, giúp nhân viên nhận xét trực tiếp về khóa học, đồng thời cấp quản lý có thể đánh giá hiệu quả đào tạo.
- Đánh Giá Hiệu Suất
Việc đánh giá hiệu suất giúp đo lường năng lực và đóng góp của nhân viên. Lark Suite cho phép thiết lập KPI, theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, và tạo báo cáo đánh giá nhanh chóng, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định khen thưởng hoặc cải thiện.
Thiết lập và theo dõi KPI theo thời gian thực
- Nhà quản lý có thể định nghĩa và thiết lập KPI (Chỉ số hiệu suất cốt lõi) cho từng nhân viên hoặc phòng ban trên Lark Bitable.
- Nhân viên có thể tự theo dõi tiến độ hoàn thành công việc thông qua bảng KPI được cập nhật liên tục.
- Hỗ trợ tích hợp dữ liệu tự động, giảm thiểu sai sót và giúp đánh giá chính xác hơn.
Theo dõi tiến độ công việc trực quan
- Lark Tasks giúp nhà quản lý phân công công việc rõ ràng, theo dõi mức độ hoàn thành của từng cá nhân.
- Biểu đồ tiến độ công việc giúp nhân viên và quản lý dễ dàng đánh giá năng suất theo từng giai đoạn.
- Thông báo tự động giúp nhắc nhở nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Tạo báo cáo đánh giá nhanh chóng và minh bạch
- Lark Dashboard hỗ trợ tổng hợp và phân tích dữ liệu hiệu suất dưới dạng biểu đồ, giúp nhà quản lý có cái nhìn trực quan về hiệu suất làm việc.
- Báo cáo có thể tự động tạo theo định kỳ (hàng tháng, hàng quý hoặc theo nhu cầu).
- Hệ thống tích hợp công cụ feedback 360°, cho phép nhân viên, đồng nghiệp và quản lý cùng tham gia đánh giá, giúp phản hồi khách quan và đa chiều hơn.
Hỗ trợ ra quyết định khen thưởng hoặc cải thiện
- Dựa trên kết quả đánh giá, quản lý có thể đề xuất khen thưởng, thăng tiến hoặc định hướng đào tạo thêmcho nhân viên chưa đạt kỳ vọng.
- Dữ liệu hiệu suất giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách lương thưởng hợp lý, tạo động lực làm việc tốt hơn.
- Quản Lý Lương Thưởng
Chức năng này đảm bảo nhân viên được trả lương công bằng và đúng hạn. Với Lark Suite, doanh nghiệp có thể tích hợp bảng lương, gửi thông báo chi tiết qua ứng dụng chat, và lưu trữ dữ liệu an toàn trên hệ thống.
Tích hợp bảng lương và tự động tính toán thu nhập
- Lark Bitable cho phép tạo bảng lương chi tiết với các khoản thu nhập, phụ cấp, khấu trừ bảo hiểm, thuế TNCN,…
- Tự động cập nhật và tính toán lương dựa trên thời gian làm việc, KPI hoặc chế độ lương theo từng cấp bậc.
- Dữ liệu có thể đồng bộ với hệ thống chấm công, giảm thiểu sai sót khi tính lương.
Gửi thông báo lương chi tiết qua ứng dụng chat
- Sau khi bảng lương được duyệt, Lark Chatbot sẽ tự động gửi thông báo lương cá nhân đến từng nhân viên.
- Bảo mật thông tin: Chỉ nhân viên mới có thể xem được chi tiết lương của mình, tránh rò rỉ dữ liệu nội bộ.
- Nhân viên có thể tra cứu lịch sử lương thưởng ngay trên ứng dụng mà không cần liên hệ phòng nhân sự.
Quản lý thưởng và các khoản phúc lợi
- Tạo bảng theo dõi thưởng, hoa hồng, phụ cấp theo từng cá nhân hoặc phòng ban.
- Hệ thống tự động tổng hợp số liệu để đánh giá hiệu suất và xác định mức thưởng phù hợp.
- Doanh nghiệp có thể cấu hình nhiều loại thưởng khác nhau như: thưởng KPI, thưởng dự án, thưởng lễ Tết,…
Lưu trữ dữ liệu an toàn và hỗ trợ truy xuất dễ dàng
- Lark Drive giúp lưu trữ hồ sơ lương thưởng một cách bảo mật và có thể phân quyền truy cập linh hoạt.
- Hỗ trợ truy xuất dữ liệu lương theo từng tháng, quý, năm, giúp bộ phận tài chính – nhân sự dễ dàng kiểm tra và báo cáo.
- Duy Trì Quan Hệ Lao Động
Xây dựng mối quan hệ tốt giữa nhân viên và doanh nghiệp là yếu tố then chốt để giảm thiểu xung đột. Lark Suite hỗ trợ giao tiếp nội bộ hiệu quả qua chat nhóm, video call, và khảo sát ý kiến nhân viên, giúp tăng sự gắn kết.
Giao tiếp nội bộ hiệu quả với chat nhóm và video call
- Lark Chat hỗ trợ trò chuyện theo nhóm hoặc cá nhân, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi công việc mà không cần email phức tạp.
- Lark Video Call cho phép tổ chức các buổi họp nội bộ, thảo luận nhanh hoặc hội nghị trực tuyến với chất lượng HD.
- Tích hợp lịch làm việc giúp nhân viên chủ động sắp xếp thời gian, tránh trùng lịch.
Thu thập ý kiến và giải quyết mâu thuẫn kịp thời
- Lark Survey giúp doanh nghiệp khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, nắm bắt tâm tư và đề xuất cải tiến môi trường làm việc.
- Hệ thống cho phép nhân viên gửi phản hồi ẩn danh, giúp họ thoải mái chia sẻ suy nghĩ mà không lo ngại áp lực.
- Quản lý có thể theo dõi kết quả khảo sát, xác định vấn đề cần cải thiện và đề ra giải pháp phù hợp.
Tổ chức sự kiện nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp
- Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch cho các sự kiện team-building, kỷ niệm, sinh nhật nhân viên ngay trên Lark Calendar.
- Tự động gửi thông báo chúc mừng sinh nhật, kỷ niệm thâm niên làm việc, giúp tăng cường sự gắn kết của nhân viên với tổ chức.
- Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự
Lưu trữ và cập nhật thông tin nhân viên là nhiệm vụ không thể thiếu. Lark Suite cung cấp hệ thống quản lý tài liệu tập trung, cho phép tra cứu thông tin nhanh chóng và bảo mật cao, thay thế các phương pháp thủ công như Excel.
Hệ thống lưu trữ tài liệu tập trung, dễ dàng tra cứu
- Lark Drive cho phép tổ chức và lưu trữ hồ sơ nhân sự (hợp đồng lao động, chứng chỉ, đánh giá hiệu suất, lương thưởng,…) theo từng danh mục rõ ràng.
- Nhân viên có thể tra cứu thông tin cá nhân nhanh chóng mà không cần gửi yêu cầu qua phòng nhân sự.
- Tự động cập nhật dữ liệu, giúp theo dõi quá trình làm việc của nhân viên theo thời gian thực.
Bảo mật cao và phân quyền truy cập linh hoạt
- Doanh nghiệp có thể thiết lập quyền truy cập theo vai trò (chỉ HR hoặc quản lý cấp cao có thể xem một số tài liệu nhất định).
- Hỗ trợ mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ, đảm bảo thông tin nhân viên luôn an toàn.
Tích hợp với quy trình quản lý nhân sự khác
- Liên kết với hệ thống chấm công, lương thưởng và đánh giá hiệu suất, giúp đồng bộ dữ liệu mà không cần nhập tay.
- Hỗ trợ tự động nhắc nhở gia hạn hợp đồng, cập nhật thông tin nhân viên, giúp HR quản lý dễ dàng hơn.
Ứng Dụng Lark Suite Trong Quản Lý Nhân Sự
Lark Suite là một nền tảng all-in-one, tích hợp các công cụ như chat, lịch, quản lý tài liệu, và video hội nghị, rất phù hợp để hỗ trợ quản lý nhân sự trong thời đại số. Dưới đây là cách Lark Suite tối ưu hóa từng chức năng:
- Tăng hiệu quả giao tiếp: Chat nhóm và video call giúp nhà quản lý trao đổi trực tiếp với nhân viên, dù ở văn phòng hay làm việc từ xa.
- Quản lý công việc tập trung: Tính năng lịch và quản lý nhiệm vụ cho phép phân công công việc, theo dõi tiến độ, và nhắc nhở deadline.
- Số hóa dữ liệu: Hồ sơ nhân sự, tài liệu đào tạo, và báo cáo được lưu trữ trên đám mây, dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
- Tự động hóa quy trình: Từ gửi thông báo tuyển dụng, lịch phỏng vấn, đến phê duyệt đơn từ, Lark Suite giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian.
Ví dụ, một doanh nghiệp sử dụng Lark Suite có thể tổ chức phỏng vấn trực tuyến, lưu trữ CV ứng viên, và gửi thông báo trúng tuyển chỉ trong vài cú nhấp chuột. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với nhân viên và ứng viên.
Kết Luận
Quản lý nhân sự là một phần không thể thiếu trong sự phát triển của doanh nghiệp, với 7 chức năng chính giúp tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu chiến lược. Trong thời đại công nghệ, việc ứng dụng các giải pháp như Lark Suite không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình mà còn mang lại sự linh hoạt, minh bạch và hiệu quả vượt trội. Doanh nghiệp nào biết tận dụng công nghệ sẽ có lợi thế lớn trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng và bền vững.
Hãy liên hệ với WBLGroup – chúng tôi cung cấp giải pháp Lark Suite dành cho quản trị nhân sự, doanh nghiệp hoá theo từng đặc thù kinh doanh, mô hình quản lý và nhu cầu của công ty, mang lại cho công ty những giải pháp về chuyển đối số, nhằm tối ưu hoá hoạt động và thúc đẩy sự tăng trưởng cho mô hình kinh doanh của bạn.
