Quản trị doanh nghiệp luôn là một yếu tố then chốt quyết định sự thành công và phát triển bền vững của các tổ chức trong mọi thời đại. Đặc biệt, trong bối cảnh thời đại số đang thay đổi nhanh chóng, việc áp dụng các mô hình quản trị hiện đại như mô hình 7S của McKinsey không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số.
Vậy mô hình 7S là gì? Làm thế nào để ứng dụng nó trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, và chuyển đổi số có thể hỗ trợ quá trình này ra sao? Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây.
Mô hình 7S của McKinsey là gì?
Mô hình 7S được phát triển vào cuối những năm 1970 bởi hai chuyên gia của McKinsey & Company là Tom Peters và Robert Waterman. Đây là một khung quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp phân tích và cải thiện hiệu quả hoạt động thông qua sự liên kết của bảy yếu tố nội bộ. Bảy yếu tố này bao gồm:
- Strategy (Chiến lược): Kế hoạch dài hạn giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh.
- Structure (Cấu trúc): Cách tổ chức các bộ phận và quy trình trong doanh nghiệp.
- Systems (Hệ thống): Các quy trình và công cụ hỗ trợ vận hành hàng ngày.
- Shared Values (Giá trị chung): Niềm tin và văn hóa cốt lõi định hướng hoạt động của tổ chức.
- Style (Phong cách): Phong cách lãnh đạo và cách quản lý của ban lãnh đạo.
- Staff (Nhân sự): Đội ngũ nhân viên và cách quản trị nguồn nhân lực.
- Skills (Kỹ năng): Năng lực cốt lõi của tổ chức và nhân viên.
Mô hình 7S nhấn mạnh rằng để quản trị doanh nghiệp hiệu quả, các yếu tố này cần được liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau. Nếu một yếu tố thay đổi, các yếu tố khác cũng cần được điều chỉnh để duy trì sự cân bằng.
Tầm quan trọng của quản trị doanh nghiệp với mô hình 7S
Quản trị doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là quản lý nhân sự hay tài chính mà còn là việc xây dựng một hệ thống vận hành đồng bộ, linh hoạt và hiệu quả. Mô hình 7S cung cấp một cách tiếp cận toàn diện để đạt được điều này. Dưới đây là lý do tại sao mô hình này quan trọng:
- Cải thiện hiệu suất tổ chức: Mô hình 7S cung cấp cho doanh nghiệp một khung phân tích để nhận diện những lỗ hổng hoặc điểm yếu trong nội bộ, từ đó đưa ra các điều chỉnh phù hợp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Chẳng hạn, khi áp dụng mô hình này, doanh nghiệp có thể xem xét lại chiến lược kinh doanh, cách tổ chức bộ máy hay các quy trình vận hành để đảm bảo mọi yếu tố đều đồng bộ và hỗ trợ lẫn nhau.
- Hỗ trợ quản lý thay đổi: Trong thời đại công nghệ số phát triển nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi những thay đổi liên tục, từ xu hướng thị trường, hành vi khách hàng đến sự xuất hiện của các công nghệ mới. Mô hình 7S trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp thích nghi với những biến động này. Cụ thể, nó cho phép lãnh đạo điều chỉnh các yếu tố như cấu trúc tổ chức (Structure) để phù hợp với quy mô mới, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo (Style) để thúc đẩy sự linh hoạt và sáng tạo trong đội ngũ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì sự ổn định và phát triển ngay cả trong những giai đoạn đầy thách thức.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ: Một trong những điểm nổi bật của mô hình 7S là việc đặt giá trị chung (Shared Values) làm trung tâm, đóng vai trò như “kim chỉ nam” để định hướng toàn bộ tổ chức. Khi các giá trị cốt lõi được xác định rõ ràng và lan tỏa đến từng nhân viên, doanh nghiệp không chỉ tạo ra sự gắn kết mạnh mẽ trong nội bộ mà còn xây dựng được một tầm nhìn thống nhất. Điều này giúp đội ngũ nhân sự cảm thấy đồng lòng, có động lực cống hiến và cùng hướng tới các mục tiêu chung, từ đó nâng cao sức mạnh tổng thể của tổ chức.
Ứng dụng mô hình 7S trong quản trị doanh nghiệp thời đại số
Thời đại số mang đến nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra không ít thách thức cho quản trị doanh nghiệp. Công nghệ thay đổi nhanh chóng, hành vi khách hàng biến động, và áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng. Trong bối cảnh này, mô hình 7S có thể được ứng dụng như sau:
1. Strategy (Chiến lược)
Trong thời đại số, chiến lược không chỉ dừng lại ở việc cạnh tranh về giá cả hay sản phẩm mà còn là khả năng tận dụng công nghệ để tạo ra giá trị mới. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược chuyển đổi số tập trung vào việc sử dụng dữ liệu lớn (Big Data) để phân tích hành vi khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
2. Structure (Cấu trúc)
Cấu trúc tổ chức cần linh hoạt hơn để thích nghi với tốc độ thay đổi của công nghệ. Các doanh nghiệp hiện đại thường chuyển từ mô hình phân cấp truyền thống sang cấu trúc phẳng hoặc ma trận, nơi các nhóm tự quản có thể nhanh chóng ra quyết định. Yếu tố cấu trúc trong mô hình 7S của McKinsey có thể được áp dụng hiệu quả hơn nữa nếu được doanh nghiệp kết hợp cùng những phần mềm công nghệ số như Lark Approval – cho phép các cấp và phòng ban phê duyệt mọi yêu cầu hay sự xem xét từ cấp dưới một cách nhanh chóng.
3. Hệ thống
Hệ thống trong thời đại số không thể thiếu các công nghệ như ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) hay các nền tảng quản lý dự án trực tuyến, SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) của tổ chức bao gồm các phương pháp và luồng công việc ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và quá trình ra quyết định.
4. Giá trị chung
Giá trị chung là những giá trị cốt lõi định hình sức khỏe của tổ chức. Khi thực hiện thay đổi, doanh nghiệp kỳ vọng nhân viên điều chỉnh hành vi, và điều này chỉ khả thi khi có một văn hóa thay đổi mạnh mẽ cùng các giá trị tổ chức rõ ràng.
5. Phong cách quản lý
Yếu tố này nói về phong cách quản lý phổ biến trong công ty, điều quyết định mức độ hài lòng và năng suất của nhân viên.
6. Nhân sự
Nhân sự đại diện cho đội ngũ tài năng cần thiết, quy mô lực lượng lao động hiện tại và động lực của họ. Yếu tố này cũng xem xét cách nhân viên được đào tạo và khen thưởng trong tổ chức.
7. Kỹ năng
Kỹ năng là khả năng của nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ. Một nghiên cứu chỉ ra rằng 45% người tham gia khảo sát cho biết khoảng cách kỹ năng dẫn đến giảm năng suất. Khi kỹ năng bị thiếu hụt, những nhân viên dày dặn kinh nghiệm phải gánh thêm trách nhiệm để bù đắp cho sự non kém của đồng nghiệp. Vì vậy, việc xác định lỗ hổng kỹ năng và xây dựng chương trình đào tạo phù hợp để lấp đầy khoảng trống này là vô cùng cần thiết.
Chuyển đổi số giúp quản trị doanh nghiệp dễ dàng hơn như thế nào?
Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp muốn duy trì lợi thế cạnh tranh. Khi kết hợp với mô hình 7S, chuyển đổi số mang lại những lợi ích vượt trội trong quản trị doanh nghiệp:
1. Tăng cường hiệu quả chiến lược
Chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, từ đó xây dựng chiến lược chính xác hơn. Ví dụ, các công ty thương mại điện tử như Shopee sử dụng AI để dự đoán xu hướng mua sắm, giúp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
2. Cải thiện cấu trúc tổ chức
Công nghệ số giúp đơn giản hóa cấu trúc tổ chức bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công. Các nền tảng như Slack hay Microsoft Teams cho phép các nhóm làm việc từ xa phối hợp hiệu quả hơn, giảm sự phụ thuộc vào cấu trúc phân cấp truyền thống.
3. Tối ưu hóa hệ thống quản lý
Các hệ thống số như ERP hay MES (Hệ thống điều hành sản xuất) giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình từ sản xuất đến phân phối một cách liền mạch. Một nghiên cứu của SAP năm 2023 cho thấy việc áp dụng ERP trên nền tảng đám mây đã bùng nổ trong những năm gần đây và không có dấu hiệu chậm lại. Thị trường toàn cầu được dự báo sẽ tăng gần gấp đôi, từ 64,7 tỷ USD vào năm 2022 lên 130 tỷ USD vào năm 2027.
4. Củng cố giá trị chung
Chuyển đổi số thúc đẩy văn hóa đổi mới và minh bạch trong tổ chức. Các công cụ như blockchain có thể được sử dụng để tăng tính minh bạch trong chuỗi cung ứng, từ đó củng cố niềm tin của nhân viên và khách hàng vào giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
5. Nâng cao phong cách lãnh đạo
Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng công nghệ để theo dõi hiệu suất tổ chức theo thời gian thực và đưa ra quyết định nhanh chóng. Theo Forbes, 58% các nhà lãnh đạo áp dụng công nghệ số trong quản lý đã cải thiện hiệu quả ra quyết định lên đến 40%.
6. Phát triển đội ngũ nhân sự
Chuyển đổi số mở ra cơ hội đào tạo trực tuyến và cá nhân hóa cho nhân viên. Các nền tảng như Coursera hay Udemy cho phép doanh nghiệp nâng cao kỹ năng nhân sự mà không cần đầu tư quá nhiều vào các khóa học truyền thống.
7. Đẩy mạnh kỹ năng số
Việc ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp giúp nhân viên tiếp cận và phát triển các kỹ năng mới. Theo báo cáo của McKinsey năm 2023, các công ty đầu tư vào chuyển đổi số đã tăng 30% năng lực kỹ năng số của nhân viên trong vòng 2 năm.
Thách thức khi áp dụng mô hình 7S trong thời đại số
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng mô hình 7S trong bối cảnh chuyển đổi số không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một số thách thức phổ biến bao gồm:
Mô hình 7S (Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Style, Staff, Skills) là một công cụ quản lý hữu ích giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động và thực hiện thay đổi hiệu quả. Tuy nhiên, trong thời đại số – nơi công nghệ phát triển nhanh chóng và hành vi người dùng thay đổi liên tục – việc áp dụng mô hình này đối mặt với không ít thách thức. Dưới đây là những khó khăn chính mà doanh nghiệp có thể gặp phải:
1. Chiến lược dễ bị lỗi thời
Trong môi trường số, xu hướng công nghệ và thị trường thay đổi với tốc độ chóng mặt. Một chiến lược được xây dựng kỹ lưỡng hôm nay có thể trở nên không còn phù hợp sau vài tháng. Ví dụ, sự xuất hiện của trí tuệ nhân tạo (AI) hay các nền tảng mới có thể buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh kế hoạch liên tục, làm giảm tính ổn định của yếu tố “Strategy”.
2. Cơ cấu tổ chức khó thích nghi
Cơ cấu tổ chức truyền thống với các cấp bậc rõ ràng thường không đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu nhanh nhạy của thời đại số. Các doanh nghiệp cần chuyển sang mô hình phẳng hơn, nơi thông tin được chia sẻ nhanh chóng và quyết định được đưa ra tức thời. Tuy nhiên, việc thay đổi cơ cấu cũ sang mô hình mới thường gặp kháng cự từ nội bộ.
3. Hệ thống bị quá tải bởi công nghệ
Thời đại số đòi hỏi các hệ thống phải tích hợp công nghệ hiện đại như dữ liệu lớn (Big Data), điện toán đám mây hay tự động hóa. Nhưng việc cập nhật hoặc thay thế các SOP cũ bằng công nghệ mới không hề đơn giản. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về chi phí, thời gian hoặc sự thiếu hụt nhân lực đủ khả năng vận hành các hệ thống này.
4. Giá trị chung bị thử thách
Giá trị chung của tổ chức có thể bị lung lay khi nhân viên và khách hàng ngày càng ưu tiên sự tiện lợi và cá nhân hóa trong thời đại số. Chẳng hạn, một công ty đề cao “sự ổn định” có thể khó thuyết phục nhân viên trẻ – những người thích sự linh hoạt và đổi mới. Việc dung hòa giữa giá trị truyền thống và kỳ vọng mới là một bài toán nan giải.
5. Phong cách quản lý lạc hậu
Phong cách quản lý kiểu “ra lệnh và kiểm soát” không còn phù hợp trong môi trường số, nơi sự sáng tạo và tự chủ của nhân viên được đề cao. Các nhà quản lý phải học cách dẫn dắt từ xa, sử dụng công cụ số và khuyến khích sự tham gia, nhưng quá trình chuyển đổi này đòi hỏi thời gian và kỹ năng mới.
6. Nhân sự thiếu kỹ năng số
Thời đại số yêu cầu đội ngũ nhân sự phải thành thạo các công cụ và xu hướng mới, từ phân tích dữ liệu đến giao tiếp qua mạng xã hội. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng có đủ nguồn lực để đào tạo lại nhân viên hoặc tuyển dụng nhân tài số. Điều này dẫn đến khoảng cách lớn giữa nhu cầu và thực tế.
7. Khoảng cách kỹ năng ngày càng rộng
Khi công nghệ phát triển, các kỹ năng cần thiết thay đổi nhanh chóng. Một nhân viên có thể giỏi ở lĩnh vực hiện tại nhưng lại thiếu kiến thức về công nghệ mới như blockchain hay machine learning. Việc đào tạo liên tục để thu hẹp khoảng cách kỹ năng là thách thức lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách hạn chế.
Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần lập kế hoạch rõ ràng, đầu tư vào đào tạo và xây dựng văn hóa sẵn sàng thay đổi.
Kết luận
Quản trị doanh nghiệp với mô hình 7S của McKinsey là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động và thích nghi với thời đại số. Khi kết hợp với chuyển đổi số, mô hình này không chỉ tăng cường hiệu quả chiến lược mà còn cải thiện cấu trúc, hệ thống và văn hóa tổ chức. Dù đối mặt với một số thách thức, những doanh nghiệp biết tận dụng công nghệ và điều chỉnh bảy yếu tố của mô hình 7S sẽ có cơ hội dẫn đầu trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Hãy bắt đầu áp dụng mô hình 7S vào doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay và tận dụng sức mạnh của chuyển đổi số để quản trị hiệu quả hơn. Bạn đã sẵn sàng để đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới chưa?
