Trong môi trường doanh nghiệp ngày càng số hóa, việc quản lý quy trình phê duyệt đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu suất làm việc và tính minh bạch. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn với các quy trình phê duyệt thủ công, gây ra sự chậm trễ, sai sót và thiếu sự kiểm soát.
Lark Approval xuất hiện như một giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình phê duyệt, tự động hóa các bước xử lý và tăng cường tính linh hoạt. Với giao diện trực quan, khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp mạnh mẽ, Lark Approval giúp doanh nghiệp quản lý phê duyệt một cách nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách Lark Approval có thể giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất tổng thể.
Doanh nghiệp mới và bài toán quy trình: Khi thủ công cản trở tăng trưởng
Hiện nay không ít doanh nghiệp mới thành lập đang phải đối mặt với một “bức tường” vô hình, đó chính là sự thiếu hụt quy trình phê duyệt và vận hành bài bản. Việc quản lý các hoạt động then chốt như phê duyệt báo giá, ký kết hợp đồng và các công việc khác một cách thủ công không chỉ làm suy giảm hiệu suất làm việc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro cũng như tiềm ẩn nhiều nguy cơ khó lường cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Lark Approval giúp tối ưu hóa quy trình phê duyệt, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Theo khảo sát của The Harris Poll, các doanh nghiệp mất trung bình 7,47 giờ mỗi tuần do quy trình giao tiếp và phê duyệt kém hiệu quả. Với Lark Approval, tích hợp biểu mẫu và thông báo tự động, doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí nguồn lực, nâng cao năng suất.
- Hiệu suất làm việc suy giảm: Các thao tác thủ công tốn nhiều thời gian, công sức, dẫn đến hiệu suất làm việc của nhân viên giảm sút.
- Sai sót và nhầm lẫn: Quy trình thủ công dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc và uy tín của doanh nghiệp trong giai đoạn mới gầy dựng.
- Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý: Việc quản lý các hoạt động bằng tay khiến cho việc theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu quả trở nên khó khăn.
- Thiếu tính minh bạch và thống nhất: Mỗi nhân viên có thể có cách làm việc khác nhau, dẫn đến sự thiếu thống nhất và minh bạch trong quy trình làm việc.
- Khó khăn trong việc mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý thủ công sẽ trở nên quá tải, gây cản trở cho việc mở rộng quy mô.
- Tăng chi phí hoạt động: Việc tốn nhiều thời gian và công sức cho các hoạt động thủ công sẽ làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
- Nguy cơ mất mát dữ liệu: Các dữ liệu quan trọng có thể bị mất mát hoặc thất lạc nếu không được quản lý một cách bài bản và hiệu quả.
- Giảm khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp hoạt động thiếu hiệu quả sẽ gặp khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Từ đó “hụt hơi” trong cuộc chạy đua cạnh tranh kinh doanh với các đối thủ khác.
Loại bỏ mọi “cản trở” để giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc cùng Lark Approval.
Xây dựng và tạo biểu mẫu phê duyệt linh hoạt:
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, các doanh nghiệp đang gặp khó khăn với quy trình phê duyệt truyền thống. Việc sử dụng biểu mẫu giấy và Excel gây ra sự thiếu thống nhất và làm chậm dòng công việc. Lark Approval ra đời như giải pháp hiệu quả, mang đến giao diện kéo thả thân thiện, tự động hóa hoàn toàn quy trình phê duyệt. Hệ thống giúp tạo biểu mẫu dễ dàng, gửi thông báo tự động và tăng tốc độ xử lý, giải quyết nhanh chóng mọi yêu cầu phát sinh. Ngoài ra, để một doanh nghiệp có thể thực sự bứt phá, chúng ta cần tới những đơn vị tư vấn để có thể tối ưu hoá các quy trình từ quản lý tới vận hành và thúc đẩy tăng trưởng.
Từ chậm trễ đến hiệu quả, phê duyệt tức thời:
Trong thời đại số hóa, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với quy trình phê duyệt thủ công, chậm chạp và rườm rà. Nhà quản lý giống như một vận động viên marathon, liên tục di chuyển giữa văn phòng, laptop và điện thoại để ký duyệt tài liệu, trong khi cả phòng ban phải chờ đợi, làm giảm hiệu suất công việc.
Hiểu rõ thách thức đó, Lark Approval ra đời như một giải pháp đột phá, giúp doanh nghiệp xóa bỏ rào cản thời gian và không gian trong quy trình phê duyệt. Với khả năng phê duyệt linh hoạt trên mọi thiết bị, hệ thống này biến smartphone thành trung tâm điều hành công việc, giúp các quyết định được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt, nhờ tích hợp sâu với hệ sinh thái Lark, Lark Approval tạo ra môi trường làm việc đồng bộ, chia sẻ dữ liệu tức thời và loại bỏ hoàn toàn những gián đoạn trong giao tiếp.
Thúc đẩy doanh nghiệp bức tốc bằng cách quản lý hiệu quả với Lark Approval.
Thời đại công nghệ số đang chuyển đổi bộ mặt quản trị và phá vỡ các quy trình phê duyệt lỗi thời. Các doanh nghiệp đối mặt với mê cung giấy tờ, các luồng công việc rắc rối và sự chậm trễ không dứt đã là chuyện của quá khứ.
Giờ đây với Lark Approval xuất hiện như một giải pháp đột phá, mang đến cho doanh nghiệp bạn một trải nghiệm quản lý hoàn toàn mới mẻ. Với giao diện thông minh và khả năng tự động hóa tiên tiến, hệ thống biến những quy trình rời rạc thành dòng chảy liền mạch. Giờ đây, việc phê duyệt trở nên nhanh chóng, minh bạch và chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát mọi yêu cầu một cách chuyên nghiệp.
Quy trình tiêu chuẩn cụ thể trên Lark Approval:
Quy trình phê duyệt báo giá dành cho doanh nghiệp.
- Nhân viên tạo yêu cầu phê duyệt trên Lark Approval.
- Nhân viên chọn loại phê duyệt cần thực hiện thông qua kho template đa dạng đã được cài đặt từ trước.
- Thao tác dễ dàng theo từng bước, giao diện thân thiện với người dùng.
- Upload các file tài liệu đính kèm để giúp người phê duyệt hiểu rõ vấn đề và dễ dàng so sánh.
- Hệ thống tự động gửi ticket phê duyệt theo luồng phê duyệt đã được lên kịch bản cài đặt tùy theo doanh nghiệp lựa chọn.
- Các phòng ban liên quan tham gia xem xét/phê duyệt.
- Người được gắn thẻ phê duyệt sẽ được hệ thống thông báo thông qua tin nhắn BOT tự động, tránh việc bỏ lỡ thông tin và thực hiện task nhanh chóng.
- Thông tin được hiển thị trực quan, dễ quan sát. Giúp người thực hiện phê duyệt giảm bớt thời gian tìm kiếm vị trí thông tin.
- Thao tác thực hiện ý kiến/phê duyệt/từ chối dễ dàng với một cú click chuột. Gia tăng trải nghiệm của người dùng.
Tiết kiệm thời gian cho các giám đốc/quản lý theo dõi và phê duyệt
- Sau khi nhân viên và các phòng ban đã hoàn thành bước của mình, giám đốc/quản lý sẽ nhận được thông tin kết quả cuối cùng. Giúp nắm bắt được kết quả và luồng trao đổi thông tin final để nhanh chóng ra quyết định, phê duyệt nhanh chóng và chính xác.
- Tiết kiệm thời gian giám đốc/quản lý phải check thông tin ở từng bước và yêu cầu gửi lại tài liệu đính kèm để xem xét .
- Phê duyệt mọi lúc mọi nơi, tiện lợi và nhanh chóng. Giúp các giám đốc/quản lý có thể ra quyết định từ xa, hạn chế ra quyết định chậm trễ khiến luồng công việc bị tắc nghẽn.
3. Kết quả cuối cùng được thông tin đến toàn bộ người tham gia trong luồng phê duyệt.
- Sau khi đã hoàn tất các bước phê duyệt, hệ thống sẽ xác nhận thông tin được chốt cuối cùng của ticket phê duyệt đến tất cả những người liên quan.
- Thông tin thực hiện phê duyệt được lưu lại để quản lý và trích xuất dễ dàng.
- Thông tin được thống nhất thành một đầu mối, giúp tránh việc phân tán thông tin dẫn đến kết quả cuối cùng bị sai lệch.
- Luồng phê duyệt nhanh chóng giúp giảm thời gian phản hồi khách hàng, đầy nhanh hiệu suất công việc của nhân viên.
Quy trình phê duyệt hợp đồng dành cho doanh nghiệp.
Hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp qua quá trình thương thảo & ký kết hợp đồng.
Các thông tin về điều khoản hợp đồng cũng như trách nhiệm pháp lý của công ty sẽ được đảm bảo và an toàn hơn với sự tham gia kiểm duyệt từ phòng ban hỗ trợ pháp lý doanh nghiệp.
Tránh tình trạng thông tin rời rạc, bộ phận hỗ trợ pháp lý có thể xem toàn bộ thông tin từ đầu đến cuối của hợp đồng thông qua các file tài liệu (báo giá, email trao đổi,…) hoặc các link phê duyệt đã được chấp nhận trước đó được đính kèm chi tiết để có thể nắm rõ thông tin hợp đồng. Giúp người phê duyệt giảm thiểu thời gian tìm kiếm các thông tin cần thiết hoặc các thông tin đã được duyệt.
Chủ động trao đổi và liên hệ tức thời khi cần tham khảo ý kiến cũng như kiểm tra làm rõ thêm thông tin
Các thông tin được truyền đạt và lưu giữ real-time giúp luồng vận hành trôi chảy, hạn chế bỏ lỡ hoặc nhầm lẫn các hợp đồng khác nhau.
Đưa ra các chỉnh sửa và lưu ý giúp toàn bộ người liên quan cùng xem xét và thống nhất ý kiến. Loại bỏ rủi ro các phòng ban bỏ lỡ thông tin và ra quyết định sai.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết này có thể giúp các bạn hiểu rõ hơn về công dụng cũng như sự tuyệt vời mà Lark Approval đem lại. Còn vô vàn những lợi ích cũng như sự tiện dụng mà Lark đem lại đang chờ bạn khám phá, giúp những bước khởi đầu của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn và nhanh chóng đi vào luồng quy trình hoạt động hiệu quả. Qua đó, giúp doanh nghiệp tập trung phát triển sản phẩm cốt lõi của mình để mau chóng gia nhập cuộc đua tăng trưởng.
